Solution · Outiller mes services
Des outils simples pour chaque service.
Des logiciels en ligne pensés pour le quotidien des services municipaux. Vos agents suivent leurs dossiers dans un outil commun, sans serveur à gérer et sans tableurs partagés.
Le problème
Des services bien équipés, mais chacun de son côté.
Tableurs partagés, logiciels installés sur un seul poste, courriels qui se croisent : les dossiers avancent, mais au prix de beaucoup de ressaisie et de relances.
Notre conviction
Un dossier, un outil, et la bonne personne au bon moment.
- 01
Des tâches répétitives
Saisies multiples, relances, comptes rendus : le temps manque pour l'accueil des habitants.
- 02
Des logiciels qui ne se parlent pas
Chaque service a son outil ; les informations circulent mal entre les équipes.
- 03
Des demandes difficiles à suivre
Courriels, appels, guichet : on perd la trace des demandes en cours.
- 04
Des tableurs qui font office de logiciel
Des fichiers partagés, copiés, renommés : personne ne sait lequel est à jour.
- 05
Des outils installés sur un seul poste
Une absence, un ordinateur en panne, et le service ne peut plus avancer.
- 06
Des accès mal maîtrisés
Difficile de savoir qui consulte quoi, et de retirer un accès au bon moment.
Notre réponse
Des logiciels en ligne, au rythme de vos services.
Avec Ville Digitale SOFTWARE, chaque service retrouve ses dossiers dans un outil commun, accessible depuis un navigateur aux seuls agents autorisés. Vous activez les logiciels utiles, au moment où vous en avez besoin.
- 01Saisir une foisLe dossier est créé une seule fois, puis complété par les agents concernés.
- 02PartagerLes bonnes personnes y accèdent, selon leurs droits, depuis n'importe quel poste.
- 03SuivreL'état de chaque dossier est visible : reçu, en cours, traité.
Univers mobilisés
Deux univers, un outil de travail.
Les logiciels s'appuient sur l'écosystème Ville Digitale. Vous commencez par un service et étendez quand vous le souhaitez.
- Ville Digitale · EssentielSOFTWARE
Le cœur de la solution : des logiciels en ligne pour les services municipaux, activés logiciel par logiciel.
- État civil, périscolaire, urbanisme…
- Accès selon les droits de chaque agent
- Sans installation sur les postes
- Ville Digitale · EssentielSERVICES
L'accompagnement pour bien démarrer : paramétrage pour votre collectivité, reprise des données et formation.
- Paramétrage par service
- Formation des agents
- Suivi des usages
- Ville Digitale · En optionHUB
En complément : les logiciels échangent leurs données avec le site et vos autres outils.
- Demandes en ligne transmises au service
- Données partagées, sans ressaisie
- Selon les connecteurs disponibles
Parcours type
D'un premier service à toute la mairie.
Quatre étapes, en commençant par le service qui en a le plus besoin.
Durée et modalités
Précisées dans la proposition, selon les logiciels retenus et les données à reprendre.
- 01
Identifier le besoin
Un échange avec le service concerné pour comprendre ses pratiques, ses dossiers et ses priorités.
Livrable : Synthèse des besoins - 02
Paramétrage
Nous configurons le logiciel pour votre collectivité : circuits, droits, modèles de documents.
Livrable : Logiciel configuré - 03
Formation
Les agents apprennent sur leurs propres dossiers, avec un support à garder sous la main.
Livrable : Support de formation - 04
Mise en service et suivi
Le service bascule sur le nouvel outil ; nous ajustons les réglages avec vous après le démarrage.
Livrable : Point de suivi
Questions fréquentes
Vos questions sur les logiciels métiers.
Une question qui n'apparaît pas ici ? Posez-la directement à notre équipe.
Poser une questionFaut-il remplacer tous nos logiciels actuels ?
Non. Vous activez les logiciels utiles, service par service. Ceux que vous gardez peuvent être reliés via HUB, selon leurs capacités techniques.
Faut-il installer quelque chose sur nos postes ?
Non. Les logiciels s'utilisent depuis un navigateur, sans serveur à maintenir sur place.
Qui a accès aux dossiers ?
Seuls les agents autorisés. Vous définissez les droits par service et par rôle, et pouvez les retirer à tout moment.
Que deviennent nos données existantes ?
Nous étudions avec vous la reprise des données utiles au démarrage. Le périmètre de reprise est précisé dans la proposition.
Combien coûtent les logiciels ?
Le budget dépend des logiciels retenus et de l'accompagnement souhaité. Nous établissons une proposition après un premier échange.
Un service à outiller ?
Regardons ensemble vos dossiers.
Un premier échange avec le service concerné pour comprendre ses pratiques et vous montrer les logiciels utiles.